股權部開展“檔案大整理” 促進檔案管理和利用

從去年11月下旬至今年2月的兩個多月時間里，股權管理部如火如荼地開展了一次“檔案大整理”，有效地促進股權管理檔案的管理和利用。

由于公司股東人數(shù)較多，各類資料保存的年頭較久，且資料的查找次數(shù)較頻繁，因此，股權部大部分相關檔案，至今無法移交公司檔案室統(tǒng)一管理。一直以來，檔案管理都是作為部門整體工作中一塊較為重要的內(nèi)容。由于年頭太久，股權部原本保存的檔案袋有了不同程度的破存，后來新留存的資料沒有系統(tǒng)的保存方式，原有的保存方式（包括材料規(guī)格、裝訂方式、保存用的檔案袋或盒、標記方式、編號方法等）都需要更新。

去年11月下旬開始，股權部派人到公司綜合檔案室參觀、學習，并針對部門各類檔案的情況就裝訂、保存、分類等方面進行請教、探討，形成一套系統(tǒng)的檔案整理規(guī)范。本著“精裝訂、細分類、嚴編排、巧存放”的原則，全面、徹底地對各類有保存價值的資料進行管理。

圖為已經(jīng)整理的檔案

精裝訂。在公司檔案室學習了三孔一線裝訂法及其適用范圍，購入自動熱熔鉚管的憑證裝訂機，爭取規(guī)范保存?zhèn)€人股東分紅收據(jù)及一些個人分紅銀行回單。

細分類。為了便于查找和翻閱，股權部將各類資料作了細致的分類。例如，將歷年的個人股東分紅的開戶申請表、收據(jù)及報表，歸類為“個人分紅收據(jù)及開戶申請表”，并按照年份從2000年至2015年分類、整理、排序，將13年的相關材料近上萬份整理裝盒，共163卷。我們將原先收藏在檔案箱的早年的認購協(xié)議書按地區(qū)分類后保存到檔案盒里，共整理出101卷。股權部此次共分類整理出各類檔案近300卷，重點對個人分紅收據(jù)及開戶申請表、認購協(xié)議書、法人股拆細原始資料進行了新一輪規(guī)整。

嚴編排。將各類資料分類歸整到檔案盒以后，根據(jù)各類材料的分類情況，按照年份、地區(qū)、法人單位的股權賬號等進行進一步的編排，編上分類號、檔案號，貼上統(tǒng)一規(guī)格的標簽，達到方便查詢的目的。同時，也在電腦上建立了電子檔案，對文件材料題名、分類號、案卷號、卷數(shù)作了記錄，更加方便查找。

巧存放。“巧存放”的目的是達到整齊、美觀的效果，同時在實用性上達到便于查詢和完整永久保存的目的。與往年不同，為了更好保存好一些原始的檔案資料，股權部將部門不是經(jīng)常性查詢的檔案整理好后移交到公司綜合檔案室作永久保存。

此次“檔案大整理”，歷時相對較久，參與整理的人數(shù)多（部門各代理處均派人參與整理），根據(jù)工作實際需要，結合專業(yè)檔案管理要求，對各類需保存的原始資料、文件文稿、報表憑證、協(xié)議合同等等具保存價值的檔案進行一次徹底的規(guī)整。在整理的過程中，對部門所有資料的存放歸檔作了一次系統(tǒng)的安排，對今后檔案保存工作有一定的指導意義。股權部將不懈努力，不斷學習研究和改進檔案管理方式，規(guī)范檔案管理工作，更好地服務好股東。

陳麗莉